Gmailのパワーを120％引き出す！？仕事効率を爆上げさせる技とは
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はじめに
樺沢紫苑さんってご存じですか？？
「Gmail仕事術」の著者である樺沢さんは、精神科医でありながら
Facebook毎日更新を8年間継続
ツイッターのフォロワー数が13万人を超えていてΣ(￣□￣|||)
メルマガ毎日更新を13年間継続
などなど、たくさんの偉業を成し遂げ続けている凄い方なんですよー✨✨
ターゲット読者は
Googleアカウントを持っていてGmailを使ったことがある方。
メールを書いたり受信したりといった、Gmailの基本的な操作しか知らない方。
メールの処理に日々追われ、「俺のメール環境を快適にしたいぜ」と切望する方。
などです。
内容が盛りだくさんなので、初心者の方だと読むのがしんどくなってしまうかもしれません。実践できるところを見つけて、必要性が感じられた部分を少しずつ試していくことが良いかもしれませんね。
今回は、私が使ってみたいと思った機能を3つに絞って紹介していきます😊
１．キーボードショートカット機能
「キーボードショートカット」を使うと、マウスを使わずともキーボード上で全ての操作が出来るので、操作スピードを大幅にアップさせることが出来ます(^^♪
なぜなら、ショートカットを使えば、「一度開いたメールを閉じる→次のメールを開く」という作業をすっ飛ばすことが出来るからです😙
スレッドビューの状態で「ｊ」キーを押すと、次のメール本文が表示されます。
逆に、前のメールに戻りたい場合は「ｋ」キーを押すと、一つ前のメールに戻ることが出来ます。
設定方法は以下の順にクリックするだけです！
［設定］→［全般］の［キーボードショートカット］→［キーボードショートカットON］→［変更を保存］
実は、Gmailページから行う大体の操作は、「ショートカット機能」で実行可能です(；ﾟДﾟ)
「Gmail仕事術」にもGmailのキーボードショートカットについて分かりやすく解説されていますが、ネットにも解説された記事がありましたので、こちらにリンクを貼らせていただきます。
https://www.lifehacker.jp/2019/07/194999the-19-most-important-gmail-keyboard-shortcuts.html
2.スーパースターでスターの色を変える
メールはすぐに返信をした方が良いですが、どうしても後で返信せざるを得ない場合もありますよね？忙しく他の仕事に手を付けていたら、重要な取引相手への返信をうっかり忘れていた…😢
という経験はありませんか？
スーパースターの設定方法は
［設定］→［全般］を開いて、スクロールしていくと［スター］という表示が見えます。
使いたいアイコンはドラッグ&ドローで「未使用→使用中」に移すと設定できます。
このスーパースターを有効に活用するための一つの提案として
スターの色で優先順位をつけるというのはいかがでしょうか？
例えば、
赤色の☆→最優先で処理するべきメール
黄色の☆→手がすいたときに処理をするメール
緑の☆→返信などの処理をしたが、重要であるメール
など、自分で☆に意味をつけることで、スター自体を簡易のTO-DOリストにすることが出来ます。
3.検索窓と検索オプションの違い
皆さんには、「届いたはずのメールが来なくて困った💦」という経験はありませんか？
検索窓の検索対象は「件名」「メール本文」「差出人名」「受信者名」…など
これでは目的のメールを探すのが大変です。
↑検索オプションを使えば、ほとんどのメールを瞬間的に取り出すことが出来ます。
例えば、特定の期間を指定すれば、検索結果を大幅に絞り込むことが出来ます。
他にも、「佐藤さんから来たあのメールを取り出したい」というときに
［from］に［佐藤］と入れることで、メール差出人名に［佐藤］が含まれているメールだけが表示されます。
つまり、「他の佐藤さんからのメール」や「佐藤という言葉が含まれているメルマガやセールスメール」を除外することが出来るんです✨✨
さらに、演算子を利用して、ピンポイントで素早く見つけることも可能です。
ここは必要性が生じたら試してみてください。
（樺沢紫苑・Gmail仕事術・サンマーク出版・pp142-143引用）
ここで検索窓の難点をもう一つ言うと
実は、検索窓では「迷惑メール」や「ごみ箱」は検索の対象外になっています。
ごみ箱なども含めて検索したい場合は、検索オプションを使って「すべてのメール」を選択してから検索をかけてください。（デフォルトになっているとは思いますが）
まとめ
なんだか、Gmailの使いこなし方が分かってきました～
しかしながら2010年の本なので、”クイックリンク”や”iGmail”など、現在は使えない機能の説明もありました。また、機能自体はあるものの、その機能を使えるようにするための設定の仕方が変わってしまったものもありました。
ただ、Gmailを使うことで得られる効果が分かりやすく書かれているし、
メールの送り方など、一般的なマナーは共通でなので、大学生のうちに読んでおいてよかったな～と思う一冊でした。
樺沢さんが、今伝えるとしたら、Gmailのどの機能を取り上げるのか、興味深いので改訂版が出たら読みたいです。
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